Das Problem:
Der deutsche Gesetzgeber ist verpflichtet, bis zum 1. August 2022 die EU-Richtlinie 2019/1152 (kurz: Arbeitsbedingungen-Richtlinie) umzusetzen.
Vor diesem Hintergrund hat der Deutsche Bundestag am 23. Juni in zweiter und dritter Lesung den Gesetzentwurf (20/1636) verabschiedet. Dieser geht ohne ersichtlichen Grund an vielen Stellen über die Mindestvorgaben der Richtlinie deutlich hinaus und sieht unter anderem nachhaltige Änderungen für das Nachweisgesetz vor.
Dies wird am Ende eine Digitalisierung von Beratungs- und Verwaltungsprozessen im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung (bAV) extrem erschweren, teilweise unmöglich machen.
Die Lösung:
Die Versorgungsordnung (VO) ist die Lösung!
Die VO löst die Erfordernisse der Schriftform !
Dann droht kein Bußgeld!
Die Entgeltumwandlungsvereinbarung darf Digital gemacht werden - nicht aber die Bedingungen der bAV!
Möglichkeit 1 - Sie als Arbeitgeber, schreiben die bAV Regeln in den Arbeitsvertrag
Möglichkeit 2 - Sie als Arbeitgeber erstellen eine Vorsorgungsordnung vom Anwalt - mit Querverweis vom Arbeitsvertrag auf die VO da sich jedes Jahr etwas ändern kann!
Fazit:
Eine VO mit Querverweis aus dem Arbeitsvertrag ist einfacher zu ändern als 5,10,50,1000 Arbeitsverträge.
Zukünftig Bußgelder bis zu 2.000 Euro möglich
Massive Auswirkungen auf die bAV hat vor allem der viel beanstandete, aber unverändert gebliebene § 2 Absatz 1 Satz 5 NachwG. Dieser schließt schon seit Einführung des Gesetzes im Jahr 1995 den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form aus und verlangt stattdessen zwingend die Schriftform gemäß § 126 BGB.
Neu ist jedoch, dass ein Verstoß gegen die Bestimmungen des Nachweisgesetzes, also auch gegen das Schriftformerfordernis, zukünftig als Ordnungswidrigkeit gilt und mit Bußgeldern von bis zu 2.000 Euro geahndet werden kann.
Ihr Unternehmen muss die Digitalisierung überdenken
Was ist die Schriftform gemäß § 126 BGB? Nichts anderes als handschriftliche Unterschriften im Original auf Papier; kein Fax, keine Mail, keine Dateien, keine digitalen Signaturen.
Waren bis dato die Folgen von Verletzungen überschaubar – es drohten maximal Nachteile in Bezug auf die Beweislast oder in seltenen Fällen Schadensersatzansprüche – sind nun die durch die Verknüpfung mit Bußgeldern drohenden Folgen eklatant.
Viele Unternehmen, die bislang digitale Prozesse „auf Kosten“ des Schriftform-Erfordernisses eingeführt haben, müssen nunmehr ihre Entscheidungen neu überdenken. Drucker und Postversand werden leider an Bedeutung gewinnen.
Zunehmende Online-Abwicklung der betrieblichen Versorgung
Gerade im kollektiven Beratungsgeschäft kam es, insbesondere bedingt durch die Corona-Pandemie, in den letzten Jahren zu einer vermehrten Onlineberatung. Damit verbunden war die Zusendung oder direkte digitale Unterfertigung von Dokumenten (Entgeltumwandlungs-Vereinbarung, Beratungsprotokolle usw.) auf elektronischem Wege.
Für die Wirksamkeit von Vereinbarungen im Rahmen der bAV bedarf es zudem keiner Schriftform. Daher sind zum Beispiel digitale Signaturen, Unterschriften der zu versichernden Personen bei den Versicherungs-Unternehmen oder eine sofortige digitale Policierungen völlig ausreichend, um wirksam und für alle transparent eine betriebliche Versorgung zu errichten.
Änderungen wie beispielsweise Beitragsfreistellungen, -reduzierungen oder Erhöhungen erfolgen oft nur durch einen unterschriebenen Antrag des Arbeitnehmers ohne Gegenzeichnung des Arbeitgebers. Oder aber der Arbeitgeber meldet Änderungen wie eine Beitragsfreistellung bei Krankheit, Elternzeit lediglich dem Versicherer.
Ganz zu schweigen von Einrichtungen oder Veränderungen von Arbeitgeberleistungen. Die würden dann plötzlich bisher nicht bekannte Administrationsschritte erfordern.
Ihr Unternehmen und die bAV-Branche muss sich mit einem Bürokratiemonster befassen
Zusammenfassend kann man festhalten, dass es jedenfalls einer stärkeren Differenzierung dahingehend bedurft hätte, welche Regelungen in welchen Bereichen, Branchen und welchen Dokumenten tatsächlich notwendig sind. Es fehlt zudem eine eingehende Auseinandersetzung mit der Möglichkeit digitaler Signaturen oder der Frage, ob eine Bußgeldbewehrung die richtige Konsequenz für Verstöße ist.
Letztlich wird mit vorliegendem Gesetz den Versprechungen des Koalitionsvertrags „mehr Fortschritt und einen digitalen Aufbruch zu wagen“, ein „modernes Arbeitsrecht“ einzuführen sowie zu „entbürokratisieren“ eine deutliche Absage erteilt. Offen ist nun vielfach die Frage, wie in der Praxis mit dieser neuen Realität umgegangen werden kann.
Es bleibt noch zu hoffen, dass sich der Gesetzgeber aufgrund der zu erwartenden Eingaben verschiedener Verbände doch noch besinnt und das Gesetz entsprechend nachbessert, um die am 1. August dieses Jahres auf die Arbeitgeber und die bAV-Branche zurollende Bürokratiewelle wieder einzufangen.
Sie haben Fragen oder wünschen eine Beratung zu dem Thema?
Buchen Sie einfach einen Termin!
Das Problem:
Der deutsche Gesetzgeber ist verpflichtet, bis zum 1. August 2022 die EU-Richtlinie 2019/1152 (kurz: Arbeitsbedingungen-Richtlinie) umzusetzen.
Vor diesem Hintergrund hat der Deutsche Bundestag am 23. Juni in zweiter und dritter Lesung den Gesetzentwurf (20/1636) verabschiedet. Dieser geht ohne ersichtlichen Grund an vielen Stellen über die Mindestvorgaben der Richtlinie deutlich hinaus und sieht unter anderem nachhaltige Änderungen für das Nachweisgesetz vor.
Dies wird am Ende eine Digitalisierung von Beratungs- und Verwaltungsprozessen im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung (bAV) extrem erschweren, teilweise unmöglich machen.
Die Lösung:
Die Versorgungsordnung (VO) ist die Lösung!
Die VO löst die Erfordernisse der Schriftform !
Dann droht kein Bußgeld!
Die Entgeltumwandlungsvereinbarung darf Digital gemacht werden - nicht aber die Bedingungen der bAV!
Möglichkeit 1 - Sie als Arbeitgeber, schreiben die bAV Regeln in den Arbeitsvertrag
Möglichkeit 2 - Sie als Arbeitgeber erstellen eine Vorsorgungsordnung vom Anwalt - mit Querverweis vom Arbeitsvertrag auf die VO da sich jedes Jahr etwas ändern kann!
Fazit:
Eine VO mit Querverweis aus dem Arbeitsvertrag ist einfacher zu ändern als 5,10,50,1000 Arbeitsverträge.
Zukünftig Bußgelder bis zu 2.000 Euro möglich
Massive Auswirkungen auf die bAV hat vor allem der viel beanstandete, aber unverändert gebliebene § 2 Absatz 1 Satz 5 NachwG. Dieser schließt schon seit Einführung des Gesetzes im Jahr 1995 den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form aus und verlangt stattdessen zwingend die Schriftform gemäß § 126 BGB.
Neu ist jedoch, dass ein Verstoß gegen die Bestimmungen des Nachweisgesetzes, also auch gegen das Schriftformerfordernis, zukünftig als Ordnungswidrigkeit gilt und mit Bußgeldern von bis zu 2.000 Euro geahndet werden kann.
Ihr Unternehmen muss die Digitalisierung überdenken
Was ist die Schriftform gemäß § 126 BGB? Nichts anderes als handschriftliche Unterschriften im Original auf Papier; kein Fax, keine Mail, keine Dateien, keine digitalen Signaturen.
Waren bis dato die Folgen von Verletzungen überschaubar – es drohten maximal Nachteile in Bezug auf die Beweislast oder in seltenen Fällen Schadensersatzansprüche – sind nun die durch die Verknüpfung mit Bußgeldern drohenden Folgen eklatant.
Viele Unternehmen, die bislang digitale Prozesse „auf Kosten“ des Schriftform-Erfordernisses eingeführt haben, müssen nunmehr ihre Entscheidungen neu überdenken. Drucker und Postversand werden leider an Bedeutung gewinnen.
Zunehmende Online-Abwicklung der betrieblichen Versorgung
Gerade im kollektiven Beratungsgeschäft kam es, insbesondere bedingt durch die Corona-Pandemie, in den letzten Jahren zu einer vermehrten Onlineberatung. Damit verbunden war die Zusendung oder direkte digitale Unterfertigung von Dokumenten (Entgeltumwandlungs-Vereinbarung, Beratungsprotokolle usw.) auf elektronischem Wege.
Für die Wirksamkeit von Vereinbarungen im Rahmen der bAV bedarf es zudem keiner Schriftform. Daher sind zum Beispiel digitale Signaturen, Unterschriften der zu versichernden Personen bei den Versicherungs-Unternehmen oder eine sofortige digitale Policierungen völlig ausreichend, um wirksam und für alle transparent eine betriebliche Versorgung zu errichten.
Änderungen wie beispielsweise Beitragsfreistellungen, -reduzierungen oder Erhöhungen erfolgen oft nur durch einen unterschriebenen Antrag des Arbeitnehmers ohne Gegenzeichnung des Arbeitgebers. Oder aber der Arbeitgeber meldet Änderungen wie eine Beitragsfreistellung bei Krankheit, Elternzeit lediglich dem Versicherer.
Ganz zu schweigen von Einrichtungen oder Veränderungen von Arbeitgeberleistungen. Die würden dann plötzlich bisher nicht bekannte Administrationsschritte erfordern.
Ihr Unternehmen und die bAV-Branche muss sich mit einem Bürokratiemonster befassen
Zusammenfassend kann man festhalten, dass es jedenfalls einer stärkeren Differenzierung dahingehend bedurft hätte, welche Regelungen in welchen Bereichen, Branchen und welchen Dokumenten tatsächlich notwendig sind. Es fehlt zudem eine eingehende Auseinandersetzung mit der Möglichkeit digitaler Signaturen oder der Frage, ob eine Bußgeldbewehrung die richtige Konsequenz für Verstöße ist.
Letztlich wird mit vorliegendem Gesetz den Versprechungen des Koalitionsvertrags „mehr Fortschritt und einen digitalen Aufbruch zu wagen“, ein „modernes Arbeitsrecht“ einzuführen sowie zu „entbürokratisieren“ eine deutliche Absage erteilt. Offen ist nun vielfach die Frage, wie in der Praxis mit dieser neuen Realität umgegangen werden kann.
Es bleibt noch zu hoffen, dass sich der Gesetzgeber aufgrund der zu erwartenden Eingaben verschiedener Verbände doch noch besinnt und das Gesetz entsprechend nachbessert, um die am 1. August dieses Jahres auf die Arbeitgeber und die bAV-Branche zurollende Bürokratiewelle wieder einzufangen.
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